POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013
Responsable Propietario del sitio web oficump.com
Fecha de vigencia Junio de 2025
Versión 1.0
Domicilio Colombia
Correo de contacto datos@oficump.com
Marco legal Ley 1581/2012 · Decreto 1377/2013 · Resolución SIC 21194/2022
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web oficump.com es el titular del dominio, en adelante denominado "OFICUMP" o "el Responsable", con domicilio en la República de Colombia y correo electrónico habilitado para atención de solicitudes relacionadas con protección de datos: datos@oficump.com.
El Responsable actúa de conformidad con los principios y disposiciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y los estándares internacionales aplicables, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD/GDPR) como referente de buenas prácticas.
2. MARCO NORMATIVO
La presente Política se fundamenta en las siguientes disposiciones normativas:
• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y al habeas data).
• Ley 1266 de 2008 – Disposiciones generales de habeas data para datos financieros.
• Ley 1581 de 2012 – Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 – Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Resolución SIC No. 21194 de 2022 – Autorización para transferencias internacionales.
• Circular Externa SIC 002 de 2015 – Instrucciones generales sobre tratamiento de datos.
• RGPD/GDPR (UE 2016/679) – Estándar internacional referenciado para transferencias.
3. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política se adoptan las siguientes definiciones, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos los datos relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular, sino a cierto sector o grupo de personas.
• Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, vida sexual, biométricos o datos de menores de edad).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
OFICUMP observa los siguientes principios al realizar cualquier Tratamiento de datos personales:
4.1 Principio de legalidad
El Tratamiento de datos personales se realiza con estricta sujeción a las disposiciones legales vigentes.
4.2 Principio de finalidad
El Tratamiento obedece únicamente a una finalidad legítima, informada al Titular de manera clara, suficiente y previa a la recolección.
4.3 Principio de libertad
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, ni mediante medios fraudulentos, dolosos o contrarios a las disposiciones legales.
4.4 Principio de veracidad o calidad
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
4.5 Principio de transparencia
El Responsable garantiza al Titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
4.6 Principio de acceso y circulación restringida
El Tratamiento sólo puede realizarse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
4.7 Principio de seguridad
La información sujeta a Tratamiento se protege mediante las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4.8 Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
5. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS
A través del sitio web oficump.com se pueden recolectar las siguientes categorías de datos personales:
5.1 Datos de identificación
• Nombre completo
• Número de documento de identidad
• Fecha de nacimiento
• Género
5.2 Datos de contacto
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono o celular
• Dirección postal o de residencia
• Ciudad y departamento
5.3 Datos de navegación y técnicos
• Dirección IP
• Tipo de dispositivo y navegador
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia
• Cookies y tecnologías de rastreo (ver Política de Cookies)
5.4 Datos de la relación comercial o de servicio
• Historial de consultas o solicitudes
• Preferencias de comunicación
• Datos transaccionales (cuando aplique)
OFICUMP no recolecta de manera intencionada datos sensibles. En caso de que el Titular los suministre voluntariamente, serán tratados con las garantías adicionales previstas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y se requerirá autorización expresa y por escrito.
OFICUMP no recolecta datos de menores de edad de manera directa. Si se detecta que un menor ha proporcionado información sin supervisión de sus padres o representantes legales, se procederá a la supresión inmediata de dichos datos.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales recolectados por OFICUMP serán utilizados para las siguientes finalidades:
6.1 Finalidades principales
• Gestionar el registro, acceso e interacción del usuario con el sitio web.
• Responder solicitudes, consultas, peticiones y reclamaciones formuladas a través de los canales habilitados.
• Ejecutar y dar cumplimiento a la relación contractual o pre-contractual que el Titular establezca con OFICUMP.
• Cumplir las obligaciones legales aplicables al Responsable en materia tributaria, contable, comercial y administrativa.
6.2 Finalidades secundarias (con autorización expresa)
• Enviar comunicaciones comerciales, promocionales o informativas sobre los servicios de oficump.com.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
• Elaborar perfiles de usuarios con fines estadísticos y de mejora del servicio.
• Transferir datos a terceros aliados cuando sea necesario para la prestación del servicio, bajo los mecanismos de protección exigidos por la Ley.
Cuando el Responsable pretenda usar los datos para fines diferentes a los aquí informados, solicitará nueva autorización al Titular.
7. BASES LEGALES PARA EL TRATAMIENTO
El Tratamiento de datos personales por parte de OFICUMP se fundamenta en alguna de las siguientes bases legales:
• Autorización del Titular: Otorgada de manera libre, previa, expresa, informada e inequívoca a través de los mecanismos habilitados (formularios electrónicos, marcación de casillas, firma de documentos, entre otros).
• Ejecución de una relación contractual: Cuando el Tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato del que el Titular es parte o para la aplicación de medidas precontractuales.
• Cumplimiento de obligaciones legales: Cuando el Tratamiento es necesario para cumplir una obligación jurídica aplicable al Responsable.
• Interés legítimo: Cuando el Tratamiento es necesario para satisfacer intereses legítimos del Responsable, siempre que no prevalezcan los derechos fundamentales del Titular.
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, OFICUMP recolecta la autorización del Titular mediante los siguientes mecanismos:
• Marcación de casillas de verificación (checkbox) en formularios electrónicos, con enlace visible a la presente Política.
• Firma de documentos físicos o digitales que incluyan cláusula de autorización.
• Manifestación verbal grabada cuando se trate de atención telefónica o videollamada.
• Conducta inequívoca del Titular que permita concluir de manera razonable la prestación de consentimiento (en los casos permitidos por la Ley).
La autorización será conservada por OFICUMP durante el tiempo que sea necesario para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, que podrá ejercer en cualquier momento:
• Derecho de acceso (conocer): Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que reposen en los archivos del Responsable o Encargado.
• Derecho de rectificación: Solicitar la corrección de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Derecho de supresión (olvido): Solicitar la supresión de datos cuando no exista obligación legal de conservarlos, cuando hayan dejado de ser necesarios para los fines recolectados, o cuando haya sido revocada la autorización.
• Derecho de revocación: Revocar la autorización otorgada en cualquier momento, siempre que no exista impedimento legal o contractual.
• Derecho de oposición: Oponerse al Tratamiento cuando existan motivos legítimos y fundados.
• Derecho de portabilidad: Recibir los datos personales suministrados en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica (en la medida en que aplique).
• Derecho a presentar quejas: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS
10.1 Canal de atención
El Titular o sus causahabientes, representantes o apoderados podrán ejercer sus derechos mediante solicitud enviada al correo electrónico: datos@oficump.com, indicando en el asunto: "SOLICITUD HABEAS DATA".
10.2 Contenido mínimo de la solicitud
• Nombre completo del Titular y número de identificación.
• Datos de contacto (correo electrónico o teléfono).
• Descripción clara y precisa de los datos objeto de la solicitud.
• Documentos que acrediten la identidad del solicitante o la calidad en que actúa.
• Tipo de derecho que desea ejercer (acceso, rectificación, supresión, revocación u otro).
10.3 Términos de respuesta
Tipo de solicitud Plazo de respuesta Base legal
Consulta (acceso) 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más Art. 14, Ley 1581/2012
Reclamo (rectificación / supresión / revocación) 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más Art. 15, Ley 1581/2012
Solicitud de portabilidad 20 días hábiles Buenas prácticas RGPD
11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
OFICUMP podrá realizar transferencias o transmisiones internacionales de datos personales únicamente cuando se cumplan las condiciones establecidas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y la Resolución SIC No. 21194 de 2022, a saber:
• El país receptor cuenta con un nivel adecuado de protección de datos según la SIC o la norma aplicable.
• El Titular ha otorgado autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Se han celebrado cláusulas contractuales tipo o acuerdos de nivel de servicio que garanticen una protección equivalente a la colombiana.
• La transferencia es necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable.
• La transferencia es necesaria por razones de interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho.
OFICUMP puede utilizar servicios de infraestructura alojados en el exterior (hosting, CDN, herramientas de analítica) cuyos proveedores cuentan con certificaciones reconocidas internacionalmente (ISO 27001, SOC 2, Privacy Shield sucesor, Cláusulas Contractuales Estándar UE). Estos proveedores actúan como Encargados del Tratamiento y están vinculados mediante contratos que garantizan el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD
OFICUMP implementa las medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas apropiadas para proteger los datos personales, entre las cuales se encuentran:
12.1 Medidas técnicas
• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolo TLS/HTTPS.
• Control de acceso basado en roles con autenticación de múltiples factores para sistemas internos.
• Copias de seguridad periódicas y almacenamiento cifrado.
• Monitoreo continuo de vulnerabilidades y aplicación de parches de seguridad.
• Uso de firewalls, sistemas de detección de intrusos y soluciones antimalware.
12.2 Medidas administrativas
• Capacitación periódica del personal en protección de datos y seguridad de la información.
• Suscripción de acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores.
• Políticas internas de manejo y clasificación de la información.
• Designación de un punto de contacto para asuntos de protección de datos.
12.3 Notificación de incidentes de seguridad
En caso de presentarse una violación de seguridad que afecte datos personales, OFICUMP notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que tenga conocimiento del incidente, conforme a las instrucciones de la Circular Externa SIC 002 de 2015 y las directrices aplicables. Así mismo, notificará a los Titulares afectados cuando el incidente represente un riesgo alto para sus derechos y libertades.
13. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recolectados, o por el período exigido por las obligaciones legales, contables o regulatorias aplicables. Los criterios para determinar el plazo de conservación son:
• Duración de la relación contractual o pre-contractual más el plazo de prescripción de las acciones derivadas de dicha relación.
• Períodos de retención definidos por la legislación tributaria y comercial colombiana.
• Hasta que el Titular revoque su autorización y no exista una obligación legal de continuar el Tratamiento.
• Hasta que se satisfagan las finalidades específicas para las que se recolectaron los datos.
Una vez vencido el plazo de conservación, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera definitiva e irreversible.
14. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
OFICUMP podrá contratar Encargados del Tratamiento para que realicen operaciones de Tratamiento en su nombre. En estos casos, OFICUMP se asegura de que:
• Exista un contrato de procesamiento de datos que establezca las instrucciones, finalidades, medidas de seguridad y obligaciones del Encargado.
• El Encargado ofrezca garantías suficientes de cumplimiento de la normativa de protección de datos.
• El Encargado no subcontrate otros Encargados sin autorización previa del Responsable.
• El Encargado suprime o devuelve los datos personales al Responsable al término de los servicios.
Entre los Encargados típicos se encuentran proveedores de alojamiento web, plataformas de correo electrónico, herramientas de analítica y servicios de pago (cuando aplique).
15. AUTORIDAD DE CONTROL
La autoridad de supervisión y control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante quien los Titulares pueden presentar quejas y denuncias una vez agotado el trámite de reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
SIC – Contacto www.sic.gov.co | Línea 01 8000 910165 | Carrera 13 #27-00, Bogotá D.C.
16. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
OFICUMP se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares con al menos quince (15) días calendario de anticipación, a través de un aviso visible en el sitio web oficump.com o mediante notificación al correo electrónico registrado.
La versión vigente de la Política estará disponible de manera permanente en: https://www.oficump.com/politica-de-privacidad
17. VIGENCIA
La presente Política rige a partir del 1 de junio de 2025 y permanecerá vigente hasta tanto no sea modificada o sustituida por una versión posterior. Las bases de datos sobre las que se aplica esta Política tendrán una vigencia indefinida, sin perjuicio de los derechos de supresión que asisten a los Titulares.
18. INFORMACIÓN Y CONTACTO
Para cualquier consulta, ejercicio de derechos o reporte relacionado con el tratamiento de datos personales, el Titular puede comunicarse a través de los siguientes canales:
Correo electrónico datos@oficump.com
Sitio web https://www.oficump.com
Formulario en línea https://www.oficump.com/contacto
Última actualización: Junio 2025